Komunikacja jest dla nas najważniejsza. Dlatego chcemy się podzielić tym, jak to działa w Coditive, jak korzystamy z różnych narzędzi i jak ułatwiamy sobie pracę i życie.
W artykule przedstawimy najważniejszą procedurę w naszej firmie – ,,Guide to communication”, dotyczącą komunikacji. Inspiracją do jej stworzenia była firma Basecamp, która w swoich wewnętrznych procedurach również posiada taki dokument.
Dokument jest dostępny dla wszystkich i przedstawia fundamentalne zasady, którymi się kierujemy w pracy. Podzielony jest na kilka części: jest sekcja o tym jak komunikujemy się z klientami, kolejna część dotyczy tego z jakich narzędzi korzystamy i dlaczego takie wybraliśmy. Za każdym punktem ,,Guide to communication” stoi jakieś nasze doświadczenie.
Główne zasady komunikacji w Coditive
ASAP zakazane słowo
Wyznajemy zasadę Be honest ASAP – to jedyna sytuacja, w której słowo ASAP jest dozwolone. Najgorsza prawda jest o wiele lepsza, jeśli zostanie ujawniona natychmiast, gdy pojawi się jakikolwiek problem. Wspólnie możemy rozwiązać każdy problem. Szczerość w Coditive to podstawa naszej współpracy.
Myśl zdalnie
To zasada dzięki, której tak dobrze przetrwaliśmy okres pandemii. Polega ona tym, że nawet jeśli pracujesz w biurze, powinieneś komunikować się jak na bezludnej wyspie i korzystać ze wszystkich narzędzi i reguł, stworzonych do pracy zdalnej.
Mniej spotkań i wideokonferencji
Unikamy spotkań, rozmów telefonicznych i wideokonferencji, jeśli nie są one niezbędne. Głównie polegamy na długich formach pisemnych.
Reaguj w czasie rzeczywistym
W myśl tej zasady nigdy nie oczekujemy od kogoś natychmiastowej odpowiedzi. Nigdy nie wymagamy, że koledzy z zespołu natychmiast porzucą bieżące zadanie i skupią się na naszym problemie. Staramy się tutaj zachować balans tak aby obie strony wiedziały na czym stoją. Ważne, żeby dać znać, że wiadomość dotarła, wystarczy krótkie ,,ok” czy ,,odpowiem jutro”.
Rozmowy bez nerwów
Nigdy nie rozmawiamy, gdy jesteśmy zdenerwowani. Rozmowy pod wpływem silnych emocji prowadzą do niczego i nie pomagają rozwiązać żadnego problemu. Uspokój się, ochłoń i przedyskutuj problemy i sposoby rozwiązania.
Komunikacja klientami
Sekcja dotycząca kontaktu z klientami zawiera tylko cztery krótkie punkty, a działa doskonale!
Prosty język komunikacji
W komunikacji z klientem używamy prostego języka. Musimy pamiętać o tym, że po drugiej stronie nie koniecznie mamy do czynienia z osobą techniczną. Dbamy o to, żeby nasz przekaz był jasny i zrozumiały.
Milczenie jest złotem zakazane
Tutaj wracamy do zasady Reaguj w czasie rzeczywistym. Gdy otrzymujemy jakąkolwiek wiadomość od klienta, natychmiast po jej wyświetleniu musi być widoczna reakcja. Reakcja nie oznacza pełnej odpowiedzi. Wystarczy: ,,potwierdzam odbiór, odezwiemy się jutro/w przyszłym tygodniu/po weekendzie ”
Unikaj E-maili
Wiadomości e-email pojawiają się u nas sporadycznie. Raczej służą do nawiązywania kontaktu, wymiany krótkich wiadomości. W pracy produkcyjnej z klientami stawiamy na Basecamp.
Klient nasz Baby Yoda
Klient jest dla nas najważniejszy. Musi czuć się zrozumiany i zaopiekowany.
Narzędzia do komunikacji w naszej firmie
Do komunikacji wewnętrznej, jak i ze światem zewnętrznym korzystamy z takich narzędzi jak: Slack, Basecamp, Zoom.us oraz Google docs.
Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź nasz przewodnik – Guide to communication
Artykuł ukazał się pierwotnie na stronie coditive.com